Todo empresario llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, los siguientes libros:
- Libros Oficiales de Contabilidad, que consta de un libro de Inventarios y Cuentas Anuales, y un libro Diario (no tratado en este post).
- Libro de actas de las Juntas Generales y de los órganos colegiados de la sociedad.
- Libro Registro de Socios (Sociedad Limitada) o Libro de Acciones Nominativas (Sociedades Anónimas)
- Libro Registro de Contratos, para las Sociedades unipersonales.
FORMA DE PRESENTACIÓN Y PLAZO
Los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios se cumplimentarán en soporte electrónico y se presentarán para su legalización en el Registro Mercantil, por vía telemática, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
No podrán legalizarse, a partir del 29 de septiembre de 2013, libros en blanco para su posterior utilización ya sean encuadernados o formados por hojas móviles. Tampoco será posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática.
LIBROS DE ACTAS, REGISTRO DE SOCIOS, ACCIONES NOMINATIVAS Y DE CONTRATO
Esta es la principal novedad, la legalización telemática de los libros de actas de reuniones de los órganos colegiados y de las decisiones del socio único, respecto de ejercicios sociales iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, que se legalizarán por vía telemática dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio como si de libros de contabilidad se tratara.
Como novedad se podrán legalizar libros de detalle de actas, si se necesita acreditar algún hecho de forma puntual en cualquier momento del ejercicio, sin perjuicio de que, de forma obligatoria, se incluyan en el libro de actas de todo el ejercicio. Podrán ser legalizados los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.
LIBRO REGISTRO DE SOCIOS, ACCIONES NOMINATIVAS Y DE CONTRATOS
El libro registro de socios o de acciones nominativas o de contratos del socio único con la sociedad ya legalizados en blanco podrán utilizarse para negocios jurídicos anteriores al 29 de septiembre de 2013. A partir de esa fecha su tratamiento es similar al libro de actas en cuanto al cierre y diligencia que acredite esta circunstancia en el primer envío telemático.
En los supuestos de sociedades de nueva creación, una vez practicada la primera inscripción en el Registro se legalizará un libro en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Legalizado este libro inicial sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas. En dichos libros deberá constar la identidad completa de los titulares, la nacionalidad y el domicilio. La omisión de estos datos no impedirá la legalización del libro, pero en la nota de legalización se reflejará esta circunstancia. Las mismas reglas serán de aplicación a los libros de contratos del socio único con la sociedad. Podrán legalizarse libros registros de acciones nominativas o libros registro de socios, aunque resulte del libro presentado a legalización que no ha sido legalizado el libro inicial.
DILIGENCIA DE CIERRE
Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos, datos de socios/partícipes y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Finalizado este último ejercicio social, los libros se cerrarán mediante diligencia que se incorporará en el primer envío telemático de los mismos por medio de un archivo en el que se incluirá una certificación expedida por el órgano de administración haciendo constar esta circunstancia. Los asientos contables, contratos, datos de socios/partícipes o actas de un ejercicio posterior al 29 de septiembre de 2013 que se hubieran transcrito a dichos libros se trasladarán al nuevo que se enviará telemáticamente.
Como modelo de diligencia de cierre podemos utilizar este:
D./Dña. _____________________________en calidad de__________________ de la sociedad ______________________________
CERTIFICO: Que para proceder a la legalización del libro de (actas/Participaciones sociales/acciones nominativas/contratos) que se presenta de forma telemática se hace constar que el libro de esta clase anteriormente legalizado con fecha __________________ fue cerrado con fecha _____________.
Madrid, a ____de ______de______
FIRMADO
Los libros de contabilidad presentados por vía telemática no requieren diligencia de cierre
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